Key Point

• Effective 1 January 2026, employers in Germany must inform third-country nationals with a local employment contract about their right to seek legal advice on labor and social law matters

New Employer Obligation Under § 45c AufenthG

Beginning 1 January 2026, employers in Germany must inform third-country nationals with a local employment contract in Germany, no later than on their first working day, about their right to seek advice from a counseling center on labor or social law matters (§ 45c AufenthG).

Fulfilment of the Information Obligation

Employers can fulfil their duty to provide information by issuing the foreign national with an information sheet or an appendix to the employment contract. We recommend that the information sheet be handed over together with the employment contract. It is sufficient to provide the contact details of a nearby advice center. The employer should have the recipient confirm receipt by signing the document. Making use of the advice service is voluntary and free of charge.

Purpose of the Regulation

• Protect third-country nationals from exploitation and discrimination
• Prevent wage dumping and unfair competition
• Promote fair integration into the labor market

Scope

The duty to provide information does not apply to secondments, as there is no local employment contract in such cases. In such cases, the duty to provide information lies with the agency (§ 299 SGB III).

Additional Employer Obligations

The following employer obligations already exist by act of law:

• Verification obligation (§ 4a para. 5 no. 1 AufenthG): Verify nationality and residence permit
• Record retention obligation (§ 4a para. 5 no. 2 AufenthG): keep copies of identification documents and residence permit for duration of employment + three years
• Notification obligation (§ 4a para. 5 no. 3 AufenthG): in case of premature termination of employment, notification to the immigration office within four weeks

A violation of the above employer obligations is punishable by a fine of up to €30,000. As things stand at present, a violation of the new obligation to provide information is not yet punishable by a fine.

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Neue Arbeitgeberpflicht nach § 45c AufenthG

Gültig ab: 1. Januar 2026

Arbeitgeber müssen Drittstaatsangehörige mit lokalem Arbeitsvertrag spätestens am ersten Arbeitstag schriftlich (Textform) über ihr Recht informieren, eine Beratungsstelle für arbeits- oder sozialrechtliche Fragen aufzusuchen (§ 45c AufenthG).

Umsetzung der Informationspflicht:

Der Arbeitgeber kann der Informationspflicht genügen, wenn er ein Merkblatt oder einen Anhang zum Arbeitsvertrag an den Ausländer ausgibt. Wir empfehlen, das Merkblatt direkt mit dem Arbeitsvertrag zusammen auszuhändigen. Es genügt die Angabe von Kontaktdaten einer nahegelegenen Beratungsstelle. Der Arbeitgeber sollte sich den Empfang durch Unterschrift bestätigen lassen. Die Nutzung der Beratung ist freiwillig und wird kostenlos angeboten.

Ziel der Regelung:

• Schutz vor Ausbeutung und Diskriminierung
• Vermeidung von Lohndumping
• Förderung fairer Integration in den Arbeitsmarkt

Anwendungsbereich:

Die Informationspflicht gilt nicht bei Entsendungen, da hier kein lokaler Arbeitsvertrag vorliegt. In solchen Fällen liegt die Informationspflicht beim Vermittler (§ 299 SGB III).

Weitere Arbeitgeberpflichten:

Folgende Arbeitgeberpflichten bestehen bereits von Gesetzes wegen:

• Prüfpflicht: Nationalität und Aufenthaltstitel prüfen (§ 4a Abs. 5 Nr. 1 AufenthG)
• Aufbewahrungspflicht: Kopien von Ausweis und Aufenthaltstitel für Dauer der Beschäftigung + 3 Jahre (§ 4a Abs. 5 Nr. 2)
• Mitteilungspflicht: Bei vorzeitiger Beendigung des Arbeitsverhältnisses Meldung an Ausländerbehörde binnen 4 Wochen (§ 4a Abs. 5 Nr. 3)

Ein Verstoß gegen vorstehende Arbeitgeberpflichten ist mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 € belegt. Nach aktuellem Stand ist ein Verstoß gegen die neue Informationspflicht noch nicht bußgeldbewährt.